Wie sind die Gesamtkosten bei der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln?
Leasingsonderzahlung ist periodengerecht aufzuteilen
Arbeitnehmer, denen ihr Arbeitgeber einen Firmen-Pkw zur privaten Nutzung überlässt, erhalten einen geldwerten Vorteil, der in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden muss. Lohnsteuer und Sozialabgaben fallen an. Für die Bewertung des geldwerten Vorteils gibt es zwei Methoden: die 1-Prozent-Methode und die Fahrtenbuchmethode.
Erstere ist zwar sehr einfach und praktikabel. Doch mit dem pauschalen Ansatz von monatlich 1 Prozent des Bruttolistenpreises bei Neuzulassung des Fahrzeugs werden in vielen Fällen mehr als nur die Privatfahrten besteuert. Gerade bei Außendienstmitarbeitern mit vielen betrieblichen Fahrten kann es daher sinnvoll sein, ein Fahrtenbuch zu führen. Damit können die Fahrzeugaufwendungen auf die gefahrenen Kilometer aufgeteilt werden und es muss nur der tatsächliche Anteil für Privatfahrten der Lohnsteuer unterworfen werden.
Doch wie sind die Gesamtkosten zu ermitteln? Zu den berücksichtigungsfähigen Fahrzeugaufwendungen gehören alle laufenden Kosten eines Jahres, wie Benzinkosten, Autowäsche, Parkgebühren, Kfz-Steuern und -Versicherungen, aber auch Reparaturen und Fahrzeugdurchsichten. In welchem Kalenderjahr die Kosten zu berücksichtigen sind, hängt grundsätzlich davon ab, wie der Arbeitgeber seinen Gewinn ermittelt. Ermittelt er seinen Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung kommt es grundsätzlich darauf an, wann die Rechnungen für Kfz-Kosten bezahlt wurden (Zu- bzw. Abflussprinzip). Ist der Arbeitgeber Bilanzierer, muss er den Gewinn periodengerecht ermitteln, d. h. entscheidend ist, wann die Aufwendungen entstanden sind. Ob eine Rechnung am Jahresende bereits bezahlt wurde, spielt keine Rolle. Der Kaufpreis des Fahrzeugs muss aber in jedem Fall auf die Nutzungsdauer verteilt werden. D. h. auch die jährlichen Abschreibungen sind bei der Ermittlung der Gesamtkosten zu berücksichtigen, allerdings nicht mit 6 Jahren. Für Zwecke der Pkw-Besteuerung im Rahmen der Privatnutzung ist der Kaufpreis auf einen fiktiven Abschreibungszeitraum von 8 Jahren zu verteilen. Aber auch bei Leasingfahrzeugen kann es bei den Fahrzeugkosten zu Abweichungen zwischen der Gewinnermittlung des Arbeitgebers und der Bemessungsgrundlage für die Pkw-Überlassung kommen.
Wird ein Fahrzeug vom Arbeitgeber geleast, so ist neben einer monatlichen Leasingrate in der Regel zu Beginn des Leasingvertrags eine Leasingsonderzahlung zu leisten. Je höher die Sonderzahlung, desto niedriger fallen dann die monatlichen Leasingraten aus. Bilanzierende Arbeitgeber sind verpflichtet, die Sonderzahlung in ihrer Gewinnermittlung über die Grundmietzeit (3 oder 4 Jahre) zu verteilen. Arbeitgeber, die ihren Gewinn als Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben ermitteln, dürfen dagegen die komplette Sonderzahlung im Jahr der Zahlung gewinnmindernd ansetzen. Damit werden hohe Fahrzeugkosten in das Leasingerstjahr vorverlagert und in den folgenden Jahren kommt es zu verhältnismäßig geringen Aufwendungen.
Um den geldwerten Vorteil eines Arbeitnehmers für einen auch zur privaten Nutzung überlassenen Firmenwagen zu ermitteln, darf die Leasingsonderzahlung nicht im Jahr der Zahlung komplett angesetzt werden. Sie muss stets auf die Grundmietzeit aufgeteilt werden.
(Stand: 25.01.2019)